• Michael Mohr

Automatisieren, aber nicht um jeden Preis! RPA-Projekte wirtschaftlich gestalten.


Bei meinen Kunden erlebe ich sehr häufig folgende Situation:


Der erste PoC wurde erfolgreich durchgeführt und die Euphorie ist groß. Natürlich ist es auch etwas spannendes, wenn der erste Prozess im Unternehmen (teil-)automatisiert wurde und man so den ersten Schritt in Richtung Robotisierung eingeschlagen hat.


Wenn der Pilot gut gewählt war, dann wurden bereits jetzt wertvolle Mitarbeiterkapazitäten freigesetzt. Hieraus entspringt oftmals eine Motivation, die sehr schnell und leicht zu falschen Entscheidungen führt.

Nicht jeder Prozess ist es wert automatisiert zu werden!

Denn um das Momentum hoch zu halten suchen Fachbereiche und IT den nächstmöglichen Kandidaten für eine robotergesteuerte Prozessautomatisierung. Dabei wird häufig auf eine profunde Investmentanalyse verzichtet, um schnellstmöglich zu starten.


Doch woran liegt das?


Obwohl die ersten Robotic Process Automation (RPA) Tools bereits bis auf das Jahr 2000 zurückzuführen sind, wird die Technologie bei vielen Unternehmen immer noch als sehr neue und innovative Möglichkeit wahrgenommen, repetitive und monotone Desktop-Tätigkeiten zu automatisieren.


Dies stimmt natürlich in Teilen, denn RPA entwickelt sich stetig weiter und wird gerne auch als "ersten Schritt in die Tür" zur Einführung von KI-Anwendungen eingeschätzt. Genau dieser attraktive Mix aus Innovation & Zukunftstechnologie hilft Teams & Entscheidern neue Budgets zu erhalten und gleichzeitig die interne Sichtbarkeit im Unternehmen zu erhöhen.


Denn machen wir uns nichts vor: Alle Unternehmen wollen und müssen Erfolge in der Digitalisierung vorweisen, um langfristig am Markt bestehen zu können. Diese Innovation muss im Unternehmen beginnen, bevor Sie nach außen zum Kunden getragen werden kann.


Genau in diesem Spannungsfeld werden Fehler begangen und unrentable Entscheidungen getroffen. Bevor ein Prozess automatisiert wird, egal wie simpel, monoton oder auch anstrengend dieser ist - der ROI sollte bei der Entscheidungsfindung maßgebend sein!

Ein positiver Return on Investment kann auch durch gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit gemessen werden!

Bei der Auswahl des nächsten Prozesses bietet es sich an, einen auf das Unternehmen ausgerichteten Entscheidungs-Framework zu nutzen, der Kriterien gesichtet und messbar macht.


Verschiedene Unternehmen haben verschiedene Ziele


Hat sich das Unternehmen zum obersten Ziel gesetzt, möglichst viele Kosten zu senken, dann müssen interne Kostensätze von Mitarbeitern genau definiert sein, genauso wie die Stunden, die sie am jeweiligen Prozess(-Schritt) allokiert sind.


Auch sollte bereits jetzt schon festgelegt werden, wo die zukünftig freigesetzten Stunden eingebracht werden können. Umso mehrwertiger die Tätigkeiten, an welchen alternativ gearbeitet werden kann, umso besser fällt das Ergebnis der ROI-Betrachtung aus.


Will eine Business Unit primär die Zufriedenheit von Mitarbeitern steigern, indem "langweilige" Tätigkeiten zukünftig von Bots übernommen werden, dann müssen auch hier messbare Kriterien festgesetzt werden. Im Gegensatz zu zahlengetriebenen KPIs wie Stunden & Kosten lässt sich Mitarbeiterzufriedenheit schwer messen. Hier helfen Modelle wie der Employee Satisfaction Index (ESI), um sich dieser Aufgabe zu nähern.


Von der Auswahl bis zum Center of Excellence


Bei einem PoC / Piloten ist es durchaus in Ordnung, wenn man nicht gleich in die grünen Zahlen (ROI) läuft. Er dient als ein Meilenstein, an dem die prinzipielle Durchführbarkeit eines Vorhabens belegt werden kann. Projektteams müssen sich erst an neue Technologien und Prozesse gewöhnen, Rentabilität bleibt daher häufig auf der Strecke.


Ich empfehle meinen Kunden dennoch stets den Blick so früh wie möglich auf die Verbesserung der Wirtschaftlichkeit eines RPA-Projektes zu legen. Dabei nutze ich standardisierte Tools & Frameworks, um Entscheidungen sichtbar und messbar zu machen.


Es gilt dabei, genau dieses Potenzial in allen Projektphasen zu heben:

  1. EXPLORE: Auswahl des richtigen Kandidaten

  2. DEFINE: Die Anforderungen belastbar und genau festhalten

  3. SELECTION: Die richtige Technologieentscheidung treffen

  4. DEVELOP: Ein agiler Entwicklungsansatz in kurzen Sprints

  5. LIVE: Die Prozessstabilität gewährleisten und Mitarbeiter befähigen


Denn Tatsache ist auch: Der Großteil der RPA-Projekte wird als Maßnahme zur Kostensenkung durchgeführt.


Es sollte also nicht noch mehr Kosten erzeugen!


Viele Grüße,


Ihr Michael Mohr


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