Zeitverschwendung ist die leichteste aller Verschwendungen
Heny Ford
Zeit ist das einzige Gut, wovon alle Menschen für jeden Tag gleich viel haben.
Faktisch stimmt diese Aussage, auf Unternehmen angewendet lässt sich allerdings beobachten, dass sich die Ressource Zeit wie eine Pyramide analog zur Hierarchie verhält:
Umso höher in der Managementorganisation aufgehängt, umso spitzer läuft die Pyramide zusammen und umso weniger Zeit steht für Entscheidungen zur Verfügung. Vor allem auf CxO-Ebene, wo Termine über lange Horizonte festgelegt werden, muss daher mit großer Sorgfalt Vorbereitet und Kommuniziert werden.
Daher müsste es eigentlich heißen:
Alle haben gleich viel Zeit, aber die Wenigen (CxOs, VPs, MDs, …) nicht genügend!
Für Projektmanagement-Teams bedeutet dies, dass Sie Ihre wenigen Stunden, die sie von der Geschäftsführung eingeräumt bekommen, effizient organisieren müssen.
Für das Projekt relevante Entscheidungen, die durch die Vorstandsebene bestätigt werden müssen, sollten bereits im Vorfeld eines Lenkungsausschusses an die jeweiligen Entscheider kommuniziert werden.
Doch wie kommuniziert man eigentlich richtig auf CxO-Level?
Bevor die Teams sich diese Frage stellen, müssen sie zunächst klären, mit wem sie es zu tun haben!
David Keirsey, ein bekannter US-amerikanischer Psychologe und Professor, klassifiziert Charakter in 16 verschiedene (Management-)Typen die dabei helfen können, Kommunikation gezielter aufzubauen.
Folgende „Managementtypen“ sind sehr häufig anzutreffen:
- Der Antreiber: Der Antreiber ist ein Mann beziehungsweise eine Frau der Tat. Packt er etwas an, folgen bald Ergebnisse. Er ist ein geschickter Kommunikator und Entertainer, der es schnell schafft, Menschen von seinen Konzepten zu überzeugen und für sich einzuspannen. Er ist vor Sitzungen gerne vorab informiert und hasst Überraschungen.
- Der Prüfer: Zuverlässig, ehrlich, traditionell – das beschreibt den Prüfer. Am liebsten arbeitet er mit Zahlen und Tabellen. Er erledigt seine Aufgaben gewissenhaft, für innovative Ideen ist er nicht gerade bekannt. Für Ihn spielen schöne Slides eine Nebenrolle, er entscheidet faktenbasiert. Als Projektleitung ist es hier relevant, sich auf weiteführende Fragen vorzubereiten.
- Der Gewinner: Sie sind extrem extrovertiert, erzählen jedem von ihrer letzten Geschäftsreise und dem profitablen Vertragsabschluss. Haben die Gewinner eine Aufgabe zu erfüllen, setzen sie alles daran, diese möglichst einwandfrei zu erledigen. Entscheidungen können dabei schon mal emotional ausfallen. Auch Gewinner-Typen sind gerne vor einer Entscheidungsrunde abgeholt, legen aber v.a. großen Wert auf die Gestaltung und Durchführung der Präsentation durch die Projektleitung. Der Gewinnertyp räumt dem Projektteam meist wenig Zeit ein, weswegen auch hier effizient Kommuniziert werden sollte.
Diese 3 Managementtypen finden sich natürlich nicht nur in den oberen Etagen einer Organisation wieder, veranschaulichen aber, wie Projektteams ihre Kommunikation und Entscheidungsfindung mit dem Top-Management besser gestalten können.
In meiner Arbeit mit Kunden fällt mir immer wieder auf, dass solche grundlegenden – Menschlichen – Aspekte gerne vernachlässigt werden.
Dies ist häufig auf mangelnde Erfahrung der Projektleitung im Umgang mit der CxO-Ebene zurückzuführen, kann aber auch zum Großteil der allgemeinen Unternehmenskultur, welche auf emphatische Details wie diese keine Rücksicht nimmt, geschuldet sein.
Das Ergebnis ist immer das Gleiche
Wichtige Managementrunden können selten effizient gestaltet werden. Die Folge: Projektentscheidungen werden vertagt oder in Ermangelung an Zeit halbherzig getroffen.
Diese Verkettung kann dazu führen, dass das magische Dreieck des Projektmanagements peu à peu verzerrt wird und am Ende viele Kompromisse eingegangen werden müssen. Natürlich ist ineffiziente Kommunikation nicht der alleinige Treiber für „schlechte Projekte“, aber ein großer.
In meinen bisherigen Projekten hat sich gemäß dem Pareto-Prinzip (80/20) immer wieder gezeigt, dass eine differenzierte und zielgruppenorientierte Kommunikation oft schon die entscheidenden 80% des eigentlichen Prozesses sind, die restlichen 20% sind das nachgelagerte Doing im Projekt.
Wenn Sie mehr zu meinem Ansatz erfahren möchten, schreiben Sie einfach ein Kommentar oder eine Mail direkt hier!
Ihr Michael Mohr