• Michael Mohr

SAP automatisieren und Ressourcen freisetzen – so klappt's!

Aktualisiert: vor 3 Tagen


Mittels Automatisierung Ihres SAP-Systems können Sie Ressourcen für andere Tätigkeiten freisetzen. Unter Automatisierung verstehen wir eine automatisierte Erledigung von Prozessen durch Softwareroboter. Dadurch ist es möglich Aufgaben und Prozessen, die sich laufend wiederholen, auf Regeln basieren und normalerweise von Menschen ausgeführt werden, zu automatisieren. Bei einer Automatisierung übernehmen Softwareroboter diese Prozesse und interagieren mit SAP und anderen Softwaresystemen.


Dabei handelt es sich allerdings nicht um Maschinen und Roboter, wie sie in der Fertigungsindustrie eingesetzt werden. Vielmehr sind Softwareroboter eine automatisierte Bearbeitung von Anwendung, die die Interaktion von Menschen bei Softwaresystemen nachahmen und zum Teil auf Künstlicher Intelligenz beruhen. Wir stellen nachfolgend einige Lösungen vor, die Ihr SAP-System automatisieren und somit dafür sorgen, dass Sie über Ressourcen für andere wichtige Dinge verfügen.


RPA - Verarbeitung von strukturierten und auf Regeln basierenden Daten


Robotic Process Automation – kurz RPA - stammt ursprünglich aus der produzierenden Industrie, bei denen Roboter wiederkehrende Arbeitsabläufe erledigen und dadurch den Menschen ersetzen. Bei RPA werden jedoch keine physischen Roboter, sondern vielmehr digitale Roboter verwendet. Genau genommen handelt es sich hierbei um Software Tools, die Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse autonom abwickeln und steuern. Sie können menschliche Interaktionen über Benutzerschnittstellen von IT-Systemen imitieren.

In den letzten Jahren wurde RPA kontinuierlich weiterentwickelt, daher ist das Spektrum der Aufgaben, die die Künstliche Intelligenz erfüllen kann, inzwischen sehr vielfältig. Angefangen von der automatisierten Versendung von E-Mails über das eigenständige Ausfüllen von Formularen bis hin zu Berechnungen gibt es ein großes Aufgabengebiet. Kurz gesagt kann RPA überall dort eingesetzt werden, wo auf Regeln basierende IT-Prozesse, die sich laufend wiederholen, stattfinden. RPA verarbeitet hierfür über eine Benutzeroberfläche die Daten.


Hierfür werden die strukturierten und regelbasierten Daten zunächst einmal genau definiert. Durch diese Vorgehensweise ist es jederzeit möglich, die Anforderungen und Befehle anzupassen. Dadurch ist RPA sehr flexibel und es ist eine schnelle und einfache Anpassung bei Änderungen gegeben.

Die Vorteile in der Zusammenfassung:

  • Steigerung der Qualität durch Vermeidung von Fehlerquellen

  • Lückenlose Dokumentation der Tätigkeiten

  • Schnelle Durchführung der Aufgaben

  • Freisetzung von Mitarbeiter Ressourcen

  • Zugriff auf unterschiedliche Applikationen

  • „Monotone“ Routinearbeiten fallen bei den Mitarbeitern weg


Ressourcen freisetzen durch Automatisierung


Fast überall gibt es sie: die sich laufend wiederholenden typischen Arbeiten, die die Mitarbeiter routinemäßig erledigen, die aber gleichzeitig nur sehr wenig Urteilsvermögen fordern und gleichzeitig sehr zeitaufwendig sind. Würden nun diese Aufgaben aus der täglichen Routine entfernt, hätte der Mitarbeiter mehr Zeit, um sich um viel wichtigere Aufgaben zu kümmern. RPA automatisiert unter anderem Rechnungsänderungen oder den Abgleich von Finanzkonten. Dadurch werden Ihre Mitarbeiter von ihren Routinetätigkeiten befreit und entlastet.

RPA lässt sich innerhalb von wenigen Wochen implementieren und ist kostengünstig. Dadurch können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse durch den Einsatz von Softwarerobotern optimieren und durch den Kostenvorteil sogar wieder internalisieren. Die Arbeitsprozesse werden gestrafft, Aufgaben werden effizienter bearbeitet und die Produktivität Ihrer Mitarbeiter wird erhöht. Mögliche Einsatzbereiche sind zum Beispiel die Rechnungsprüfung, der operative Einkauf oder der Bereich Analytics mit automatischen Reportings. Die Automation bietet Ihnen die Chance, solche Aufgaben zu beschleunigen. Dabei arbeitet das SAP System mit der Automatisierung so, als würde ein Mensch die Aktivitäten ausführen. Die folgende Checkliste hilft bei der Entscheidung, welche Aufgaben automatisiert werden könnten:

  • Kommt die Aufgabe regelmäßig vor und könnte auch (teil-)automatisch durchgeführt werden?

  • Sind nur minimale Eingaben erforderlich ohne große Variationen?

  • Handelt es sich um eine zeitaufwendige Aufgabe?

  • Lohnt sich die Implementierung durch ein hohes Transaktionsvolumen?


Einige Anbieter aus der RPA-Branche im Überblick


Immer mehr Unternehmen, die SAP verwenden, nutzen die Prozess Automatisierung oder denken zumindest über eine entsprechende Investition nach. Dafür spricht eine hohe Effizienz verbunden mit geringen Kosten. Einige Anbieter überzeugen besonders. Diese stellen wir Ihnen in dem folgenden Überblick einmal kurz näher vor:


UiPath - besonders schnelle Implementierung

UiPath basiert auf den Microsoft Workflow und setzt dabei auf Komponenten aus der Microsoft Suite. Dadurch ist eine hohe Gebrauchstauglichkeit gegeben. Für die Automatisierung von Aufgaben und Aktivitäten gibt es verschiedene Methoden und es wird eine ganze Reihe an Fähigkeiten mit diesem System abgedeckt. Die Software lässt sich besonders leicht implementieren. Dies erfolgt laut UiPath bis zu 40% schneller, als dies bei anderen Anbietern der Fall ist. Außerdem gibt es einen weltweit tätigen Support, der bei der Implementierung mit Rat und Tat zur Seite steht.

Ihre Mitarbeiter profitieren von zertifizierten Schulungen und es gibt ein breites Netzwerk an Partnern. UiPath überzeugt durch eine hervorragende Skalierbarkeit. Die Sicherheitsfunktionen entsprechen dem US-Militärstandard, sodass weltweit auch etliche Regierungsbehörden dieser Technologie vertrauen. UiPath bietet ein komplett kostenloses Schulungsprogramm und eine intuitive Benutzeroberfläche, welche auch das Aufnehmen von Klicks & Eingaben erlaubt, ähnlich einem Makrorekorder.


Automation Anywhere - Automatisierung der Back-Office-Prozesse


Automation Anywhere ist eine Automatisierungs-Software, die vor allem im Finanzbereich zum Einsatz kommt. Doch auch Unternehmen aus dem Gesundheitswesen, der Telekommunikation und aus dem technischen Bereich nutzen dieses Tool zur Softwareautomatisierung. Mehr als 1600 Unternehmen setzen derzeit Automation Anywhere ein, vor allem in den Bereichen Forderungsabwicklung, Personaladministration und andere Back-Office-Prozesse.

Dabei handelt es sich um eine Enterprise Anwendung mit besonders hoher Benutzerfreundlichkeit und einer intuitiven Oberfläche. Die Implementierung geht schnell von der Hand und dass so viele Finanzinstitute mit dieser Automatisierungslösung arbeiten, rührt daher, dass eine hervorragende Sicherheitsarchitektur gegeben ist. Die zentralisierten Steuerungen erfüllen auch höchste Anforderungen an die Sicherheit.


Blue Prism - zentrale und gut skalierbare Steuerung


Blue Prism ist ein digitaler Mitarbeiter, der es Ihnen ermöglicht wettbewerbsfähig zu bleiben. Dabei lässt sich die Software besonders gut skalieren und einfach steuern. Die hohe Präsenz am Markt spricht für sich. Mit den vorhandenen Sicherheitsmerkmalen, der hervorragenden Service-Verfügbarkeit und zahlreichen Innovationen konnte sich diese Software in den letzten Jahren kontinuierlich verbessern.

Blue Prism besitzt ein großes Netzwerk aus mehr als 60.000 Partnern, die bei der Entwicklung und dem Prozessdesign zur Seite stehen. Während der digitalen Transformation stehen diese Partner mit ihrem Know-how zur Verfügung. Kunden erhalten eine Automatisierungsimplementierung, die robust und leicht skalierbar ist.


Contextor - Verbesserung der Geschäftsprozesse

Die Contextor-Lösung wird als Back- und Front-Office eingesetzt. Dabei erfolgt die Automatisierung direkt aus der Anwendung mit Feldern, Beschriftungen und Attributen. Mit diesen Daten wird eine Bibliothek erstellt, die Sie verwenden können für die Bot-Entwicklung. Dabei hilft ein auf Symbolen basierender grafischer Designer.

Die Software von Contextor verwendet keine Tools und screent einfach ab, sondern das Produkt basiert auf eine eigens entwickelte Technik. Diese analysiert, wie Ihre Mitarbeiter die Eingabemasken und Felder nutzen und entwickelt daraus eine Logik, die später in die Automatisierung einfließt. Damit wird die digitale Transformation unterstützt und die Geschäftsprozesse nicht nur verbessert, sondern auch bereichert. Gleichzeitig gibt es mit Java Script eine volle Skalierbarkeit.


Contextor wurde erst kürzlich von der SAP AG gekauft und wird aktuell in das SAP S/4HANA Ökosystem integriert, womit eine spannende In-Built-Lösung für die Automatisierung von SAP entstehen wird.


Wie ist der Status Quo bzgl. Ihrer SAP Automatisierung? Nutzen Sie bereits Robotic Process Automation in einem Ihrer Businessprozesse oder gehört RPA noch zu "Neuland" in Ihrem Unternehmen? 


Viele Grüße,


Ihr Michael Mohr


Erfahrungen & Bewertungen zu Michael Mohr