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Mohr Consulting - Projektmanagement & PM Mentoring

Zombie-Projekte bedrohen deine Organisation (und wie du sie in 3 Schritten los wirst!)

 

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Halloween ist noch 1 Monat entfernt, aber sie sind das ganze Jahr unter uns. Sie bewegen sich nur ganz langsam voran, ernähren sich von Zeit in unseren Kalendern und beim
Gedanken an sie läuft uns ein eiskalter Schauer den Rücken herunter.

Die Rede ist von so genannten Zombie-Projekten!

 

Ich sehe immer wieder solche Projekte bei meinen Kunden. Man erkennt sie sehr schnell: Es sind eben diese Projekte, die nur noch Ressourcen blockieren, kaum Fortschritte machen und niemand bereit ist, sie zu Ende zu bringen. Zombie-Projekte sind nicht nur lästig für die Projektteilnehmer, sie sind vor allem eine große Gefahr für die gesamte Organisation.

Frustration macht sich auf allen Ebenen breit (Projektmitglieder bis hin zum Top-Management), vor allem die Projektleitung büßt an Reputation ein, da man schon in der Kaffeeküche mit rollenden Augen über das besagte Projekt spricht.

Eine Lose-Lose Situation, denn häufig ist auch der eigentliche Nutzen dieser Projekte durch den massiven Zeitverzug überholt, sodass es keinen logischen Grund mehr gibt, diese noch am Leben zu erhalten. Oft ist es nur noch die Angst vor dem Gesichtsverlust, welche die Projektleitung zum weitermachen antreibt.

 

Was also tun, wenn ein Zombie-Projekt an der eigenen Organisation “knabbert” ?

  • Project-Review nutzen: Egal ob Zombie oder Vorzeigeprojekt, ein regelmäßiges Projekt-Review macht immer Sinn. Dieses Gremium sollte aus der Projektleitung, dem Sponsor und erfahrenen Mitarbeitern aus der Organisation bestehen. Innerhalb dieses Reviews prüft man den Status Quo des Projektes und bewertet dessen Gesundheitszustand. Die Diagnose “Zombie-Projekt” muss dann zu konkreten Maßnahmen führen: Projektabbruch oder zeitnahes Ende ohne weiteren Puffer einleiten.

 

  • Hol dir Hilfe von außerhalb: Es besteht die Gefahr, dass ein Projekt-Review zu keinen klaren Schlüssen kommt. Dies liegt häufig daran, dass dessen Wichtigkeit von den Teilnehmern nicht hoch genug priorisiert wird, Transparenz Seitens der Projektleitung fehlt oder das Gremium nicht entscheiden kann bzw. möchte. Mein Rat an dieser Stelle: Die externe Sicht mit emotionalem Abstand zum Projekt wirkt Wunder. Dies kann eine Person aus dem eigenen Unternehmen sein oder auch ein externer Projekt-Mentor.

 

  • Die Basics des Projektmanagements einhalten: Viele Projekte werden heute von Fachexperten geleitet, welche nie eine formale Ausbildung im Projektmanagement erfahren haben. Ein wachsender Anteil des Arbeitsvolumens wird für Projekte aufgewendet, die Arbeitsorganisation wird flexibler – und unübersichtlicher. Ressourcen sind knapp und so zwangsläufig auch das richtige Projektmanagement Know-How. Ein Zombie-Projekt entsteht maßgeblich durch das nicht einhalten von “Zeit” und das Verfehlen von “Ergebnis” (2 von 3 Ecken des magischen Dreiecks des Projektmanagements).

 

Zombie-Projekte fressen sich langsam durch Organisationen. Um sie erfolgreich zu bekämpfen benötigt es zwei entscheidende Komponenten:

Entscheidungsfähigkeit und das richtige Projektmanagement Know-How.

 

Viele Mitarbeiter werden heutzutage nicht richtig für die Rolle der Projektleitung vorbereitet und müssen neben ihren Kerntätigkeiten auch den Erfolg von Projekten gewährleisten. Mehrwöchige Schulungen und Zertifizierungen erzielen häufig nicht den gewünschten Effekt, da das geballte (theoretische) Wissen nicht immer situationsbezogen abgerufen werden kann, wenn es am dringendsten benötigt wird.

Die schnelle & einfache Lösung für viele Unternehmen ist der Einkauf von qualifizierten Projektmanagern. Dies schafft kurzfristig Freiräume und entlastet die bestehende Mannschaft, packt aber nicht das Problem bei der Wurzel an. Denn ein Transfer des Wissens und der Fähigkeiten der externen Fachkraft auf die eigenen Mitarbeiter findet in diesem Setup selten statt. Ist der Berater weg, ist das Problem wieder auf dem Tisch.

 

Die Möglichkeit langfristig Projektmanagement Know-How in den eigenen Reihen aufzubauen sollte nicht gegen den kurzfristigen Einsatz von externen Beratern eingetauscht werden.

 

Eine Alternative zu den etablierten Ansätzen stellt das Projektmanagement-Mentoring dar. Ziel des PM-Mentorings ist es, einen Mitarbeiter in Projektverantwortung während des Projektes zu begleiten, situativ die richtigen Hinweise zu geben und den Lerneffekt so zu maximieren.

Regelmäßige Kontrollpunkte auf dieser Reise sorgen für das Adjustieren des Mentorings nach den Bedürfnissen des Mitarbeiters und Projektes. Ziel ist es den internen Projektleiter durch die Begleitung durch einen erfahrenen PM so zu befähigen, dass zukünftige Projekte selbstständig und vor allem ohne die Zuarbeit von externen Kräften absolviert werden können.

 

Dieser Ansatz beinhaltet gleich mehrere Vorteile

  • Wertschätzung des Mitarbeiters führt zu mehr Motivation und Loyalität
  • Verankerung von Spezialwissen in der eigenen Organisation
  • Weniger Abhängigkeit von externen Fachkräften
  • Bessere Projekte die in Zeit, Budget und Qualität abgeliefert werden

 

Ultimativ: Weniger Zombie-Projekte!

 

Mich würde interessieren, ob du auch schon einmal in Kontakt mit Zombie-Projekten warst oder sogar aktuell mit einem zu kämpfen hast?

Wenn ja, lass den Kopf nicht hängen (wie ein Zombie) – es gibt Hilfe!

Schreib mir einfach deine Erfahrung in die Kommentare oder lass uns am besten gleich HIER in Kontakt treten.

 

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