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Mohr Consulting - Projektmanagement & PM Mentoring

Jahresendspurt Teil 1 – Wie Zeitmanagement gelingt!

 

 

Fangen wir mit der harten Wahrheit direkt an: Es gibt keine Möglichkeiten Zeit zu sparen bzw. zu schaffen!

Dabei wird doch Zeit oft mit einem anderen Gut gleichgesetzt, welches man sehr wohl zurückhalten und vermehren kann.
Die Rede ist natürlich von Geld und der Binsenweisheit “Zeit ist Geld”.

Diese Betrachtung von Zeit ist eine, die rein auf dem Gedanken basiert, dass Geld durch den Tausch gegen Zeit generiert werden kann. Diese Definition ist zwar grundsätzlich korrekt, wird aber dem hohen Gut Zeit nicht gerecht und führt zu falschen Entscheidungen im Projekt, aber auch im Leben.

 

Zeit ist nicht Geld!

Wenn wir Zeit immer mit Geld gleichsetzen, dann entwerten wir Zeit. Wir können Geld auf das Konto legen und sparen, wir können mehr davon verdienen, wir können weniger verdienen und wir können sogar Geld über die Kapital- und Immobilienmärkte hebeln.

Geld ist im Fluss, wobei wir dessen Geschwindigkeit und Richtung stark beeinflussen können. Diese ganzen Möglichkeiten haben wir mit Zeit nicht. Denn Zeit kommt nicht wieder und kann nicht angehalten werden. Auch die Dehnung von Zeit ist keine Option.

Zeit ist somit die wertvollste und zugleich knappste Ressource die wir haben – im Projekt und im Leben!
Erster kleiner Tipp: Arbeite zuerst an deinem Time-Mindset und bringe Zeit in deinen Fokus!

 

Also wie genau verhält es sich mit der Zeit?

Deine Zeit im Projekt (aber auch im Privaten) musst du dir wie einen Eimer voller Sand vorstellen. Dein Eimer ist schon immer voll. Es fängt bereits mit der Geburt an, ab welcher deine Eltern über deine Zeit entscheiden. Dies nimmst du selbst noch nicht wahr, aber spätestens ab dem Kindergartenalter kommen auf einmal Aufgaben dazu, die zu erfüllen hast.

Bald musst du dich selbständig Anziehen, Zähne putzen und spätestens im Grundschulalter jede Menge neuer Aufgaben erledigen. Du lernst das Konzept der “Deadline” oder wie ich gerne sage – des Liefertermins – kennen in Form von Hausaufgaben und Klausuren. Es wird immer dafür gesorgt, dass dein Eimer (deine Zeit) gefüllt ist!

Jetzt ist es allerdings noch so, dass du den Eimer durch die Abarbeitung der Aufgaben freischaufeln kannst und dir Platz für angenehmer Dinge schaffen kannst. Spielen mit Freunden oder einfach nur “Langweilen” – ein Konzept, welches sich viele Erwachsene wieder zurückwünschen, Kinder aber fast quält.

 

Der Eimer füllt sich auf magische Weise von alleine!

Irgendwann fängst du eine Ausbildung an, studierst vielleicht und startest letztendlich in das Berufsleben. Mit dem Eintritt in den Job passiert gleichzeitig etwas, das sich schwer auf dein Zeitmanagement niederschlägt:

Es fährt ein LKW mit einer riesigen Ladung an Sand vor und parkt in Wartestellung direkt neben deinem Eimer.

Du arbeitest fleißig und engagiert deine Aufgaben ab, erledigst deine privaten Verpflichtungen zu denen allerhand gehören und setzt dich abends auf die Couch und stellst fest, dass dein Eimer wieder voll ist! Dabei hast du doch den ganzen Tag Geschaufelt, um ein paar Stunden frei zu schaffen.

Die Rechnung hast du aber nicht mit dem LKW gemacht, der deinen Eimer bereits wieder mit neuen Aufgaben und somit auch deine Zeit, gefüllt hat. Du prüfst deine Mails und deinen Kalender und stellst fest, dass die Arbeit nicht weniger geworden ist, sondern mehr.

 

Wie wir auf diese Situation reagieren können!

Die kleine Geschichte zur Einleitung veranschaulicht, dass unsere Zeit im Job, aber auch im Privaten immer wieder neu gefüllt wird, wenn wir nicht aktiv handeln!
Und das ist genau der erste Gedanke, welchen ich dir heute im ersten Beitrag zum “Jahresendspurt im Projektmanagement” mitgeben möchte.

Wir haben gelernt, dass Zeit eine Währung im Fluss ist die wir nicht aufhalten, vermehren oder hebeln können. Wir können aber durch aktives Management die Oberhand über unsere Zeit zurückerlangen. Um dies zu schaffen, müssen wir aber ganz grundlegend folgenden Gedanken zulassen und einen anderen loslassen:

 

1. Zeit lässt sich nur in Balance bringen, wenn wir Ganzheitlich handeln und nicht ausschließlich im Business!

2. Zeit ist nicht Geld, sie ist eine Währung, die in unseren Händen zerrinnt und dadurch viel wertvoller ist – das höchste Gut im Leben!

 

Zeitmanagement gelingt nur im ganzheitlichen Konstrukt!

Dir ist bestimmt schon einmal aufgefallen, dass wenn du Vollgas in einer Sache gibst, immer eine Andere darunter leidet. Du willst einen bestimmten Umsatz erreichen und hast auf einmal weniger Zeit für Sport. Du willst einen Marathon laufen, erreichst dafür dein Umsatzziel für das Jahr nicht.

Du gehst vielen neuen Geschäftsideen nach, hast aber keine Zeit mehr für deine Familie. Du steckst zu viel Zeit in die Sinnsuche für dein Leben und gehst nebenbei peu à peu bankrott.
Diese Beispiele aus der Realität verdeutlichen, dass unser Zeitmanagement in 4 gleichwertigen Ebenen des Lebens stattfindet:

 

  1. Ebene: Beruf
  2. Ebene: Beziehung
  3. Ebene: Gesundheit
  4. Ebene: Sinn

 

Die Berufs-Ebene umfasst alles was mit deinem beruflichen Erfolg, Finanzen, Karriere und Job zu tun hat.

Die Beziehungs-Ebene beinhaltet die Verbindungen zu deiner Familie, deinen Freunden und Menschen, die dir generell wichtig sind.

In der Gesundheits-Ebene sammeln sich alle Themen, die deine geistigen und körperlichen Verfassung beeinflussen.

Last but not least die Sinn-Ebene, welche den Komplex aus Spiritualität, Religion, Lebenszielen, Werten und Prägung vereint.

 

Die Balance ermöglicht Zeitmanagement!

Das perfekte Zeitmanagement ergibt sich, wenn alle vier Ebenen in Balance zueinanderstehen.
Ein Phänomen in der westlichen Welt ist jedoch, dass wir unsere Zeit überproportional in die Ebene des Berufes investieren.

Die Folgen daraus sind lange bekannt: Stress Zuhause, Übergewicht, schlechte Performance bei der Arbeit, Sinnkrisen, schlechter Schlaf und ultimativ – der Burnout.

Alle 4 Ebenen stehen in enger Beziehung zueinander und sind miteinander wie an Seilen verbunden. Ziehst du zu sehr an einem Seil, wir das andere Ende kürzer. Die Kunst ist es, unsere Zeit so gleichmäßig zu verteilen, dass kein Seil zu sehr auf Spannung gerät.

 

Fazit erster Tag “Jahresendspurt im Projektmanagement”

Für den ersten Tag im Jahresendspurt geben ich dir somit diesen ersten Tipp mit:

Dein Zeitmanagement kann nur gelingen, wenn du dabei alle Bereiche deines Lebens im Auge behältst!

Die alleinige Optimierung deiner Zeit im Projekt oder auf der Arbeit allgemein führt noch lange nicht dazu, dass du dich letztlich freier und besser fühlst. Werde dir der 4 Bereiche im Leben bewusst und streiche den Satz “Zeit ist Geld” am besten direkt aus deinem Gedächtnis.

Damit haben wir eine wichtige Grundlage geschaffen für die kommenden Beiträge im “Jahresendspurt Projektmanagement”.
Morgen zeige ich dir meine 3 Schritte zu mehr Produktivität mit weniger Zeit – stay tuned!

 

Dein Michael Mohr

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