Beginnen wir mit einer kleinen Geschichte aus meinem eigenen Leben:
Vor gut 4 Jahren habe ich mich als Projektmanager und Mentor für Projektmanagement-Teams selbständig gemacht.
Diese Veränderung war zwar gewollt, brachte aber viele neue “Probleme” in mein Leben:
– Das Thema Steuern
– Wie funktioniert Marketing?
– Vertrieb kannte ich bis dato nur von meinen Kunden
– Wie finde ich Kunden?
Und viele weitere Themen, mit welchen ich mich vorher nicht zu beschäftigen hatte, da mein Arbeitgeber diese teilweise für mich übernahm.
Für mich stellte sich die Frage, wie ich diesen vielen neuen Aufgaben gerecht werden kann, ohne den Spaß zu verlieren.
Erinnern wir uns zurück an das Gelernte aus Teil 1 des Jahresendspurts. Unser Eimer füllt sich stetig mit Inhalten.
Auch ich habe mit der Selbständigkeit dafür gesorgt, dass mein Eimer voll bleibt.
Heute schauen wir uns an, mit was wir unseren Eimer eigentlich füllen und ob wir die Inhalte nicht sogar besser strukturieren können.
Dies war genau meine Herangehensweise vor ein paar Jahren und hilft mir seitdem zu mehr Klarheit und weniger Stress im Projekt und Alltag.
Wenn du das Gefühl hast, dass dein Eimer schon lange überläuft, dann können dir die nächsten Abschnitte weiterhelfen!
Der Inhalt des Eimers
Die Aufgaben im Projekt und unserem Leben lassen sich in zwei Teile aufteilen:
- Es gibt große Steine – die wirklich wichtigen und relevanten Dinge. Sie benötigen viel Zeit und nehmen großen Einfluss auf unser Projekt.
- Und es gibt Kies – die Füllmenge, die unsere verbleibende Zeit konsumiert. Sie ist relevant, nimmt aber keinen großen Einfluss auf das Projekt.
Machen wir das Ganze etwas plastischer. Du hast 2 Weeklies mit einem vergleichbaren Teilnehmerkreis im Kalender und am Freitag eine Präsentation vor dem Lenkungskreis.
Finde den Stein!
Es ist offensichtlich, dass das SteerCo den vermutlich größten Einfluss auf dein Projekt in dieser Woche haben wird. Entscheidungen die dort getroffen werden bzw. Maßnahmen, die abgesegnet werden nehmen direkten Einfluss auf deinen Projektplan, Anforderungen und andere Elemente eines Projektes.
Der Stein ist gefunden!
Die zwei festen Termine in deinem Kalender sind selbstredend auch relevant für dich und das Projekt, werden aber allein aufgrund ihrer redundanten Zusammensetzung wenig Impact ausüben.
Sie sind der Kies, der deine übrige Zeit füllt.
Wichtig für dich ist nun, dass du deine Kalender nach eben diesen beiden Elementen analysierst: Was sind die “Steine” meines Projektes, was ist Füllmenge?
Markiere diese farblich in deinem Kalender. Rot für die Steine, Grün für den Kies.
Die Farbwahl steht dir natürlich frei, doch wirken eben diese beiden Farben stark auf die eigene Wahrnehmung.
Den Eimer richtig füllen!
Nun kennst du deine Prioritäten für das Projekt. Moment wird sich jetzt der ein oder andere denken: Was hat Rückentraining damit zu tun?
Fair enough, ich habe hier einen “Stein” aus einem anderen Lebensbereich eingefügt, um dir zu verdeutlichen, dass es Steine wie auch Kies in allen 4 Ebenen geben kann.
Wie die Präsentation für den Lenkungskreis wichtig für das Projekt ist, so ist das Rückentraining wichtig für unsere Gesundheit.
Beides hat eine hohe Relevanz und erfordert einen gewissen Zeitinvest.
Wir haben bewusst mit keiner komplexen Matrix gearbeitet oder mehrere Level von Priorität eingebaut.
Denn es geht bei Zeitmanagement im Projekt vor allem auch darum, es einfach und effizient zu gestalten.
Dies ist auch ein Grund, warum viele der Zeitmanagement-Methoden nicht gelingen: Sie sind zu aufwendig für ein Umfeld, das wenig Platz für Mehraufwände erlaubt!
Es ist quasi ein Teufelskreis: Die Projektleitung will sich effizienter aufstellen, nimmt sich aber die Zeit nicht für diese Aufgabe.
Durch die Aufteilung in Steine und Kies haben wir jetzt die Grundlage für Fokus geschaffen.
Fokus ist die Grundlage für Erfolg im Projektmanagement.
Fokus schafft Klarheit!
Die Großen der Welt haben es schon oft ausgesprochen, Fokus ist der Schlüssel zur schnellen Umsetzung.
Doch wie erreichen wir Fokus im Projekt?
Durch die Einteilung in Steine und Kies kennen wir nun die Dinge, auf die wir uns fokussieren sollten.
Jetzt ist es wichtig Raum für Fokus zu schaffen.
Im ersten Schritt müssen wir Ablenkung beseitigen.
Der Weg dahin ist – so einfach es klingt – NEIN zu allem zu sagen, was nicht der Beseitigung der Steine dient.
Nein schafft Fokus!
Ein harter Satz, aber schreib ihn dir am besten auf ein Sticky Note und hefte dieses an deinen Monitor.
Als Projektleiter und Projektleiterin sagen wir viel zu oft JA zu Dingen, die wir eigentlich nicht erledigen sollten.
Dieser Satz schließt auch eine andere Sache aus, die leider allzu oft praktiziert wird.
Die Rede ist von Multitasking.
Das der Mensch kein Multitasking ausführen kann, hat uns die Wissenschaft längst erklärt.
Dennoch ist dies gängige Praxis in Projekten.
Sehr gerne erinnere ich daran, dass es ProjektLEITER und nicht ProjektMACHER heisst.
Ich denke die Erläuterung kann ich mir sparen.
Eines muss dazu noch gesagt werden: Nein sagen bedeutet nicht, eine Aufgabe zu ignorieren oder liegen zu lassen.
Als Projektleiter bzw. Projektleiterin liegt es in unserer Verantwortung, das wichtige Aufgaben erfüllt werden – nur nicht zwingend von uns selbst.
Delegation ist hier der Schlüssel, um diesen Konflikt aufzulösen. Benenne jemanden, der die Aufgabe erledigt bzw. Ansprechpartner wird.
2 wichtige Dinge auf unserer Reise zu mehr Produktivität wurden erreicht:
- Wir haben nach Relevanz priorisiert
- Wir haben “Kies” und Zeitdiebe minimiert
Bildlich dargestellt legen wir uns nun zuerst die großen Steine in unseren Eimer und füllen die freien Räume langsam mit Kies auf.
Vor dieser kleinen, aber wichtigen Optimierung, hat sich häufig unser Eimer mit Kies gefüllt und der Platz nicht mehr für große Steine gereicht.
Das Ergebnis waren Überstunden, Stress und Arbeit am Wochenende.
Dadurch, dass wir nun neue Freiräume geschaffen haben, kann sich auch unsere Kreativität wieder entfalten.
Kreativität leidet unter Stress und Zeitmangel, dabei ist sie eine wichtige Fähigkeit für das Projektmanagement.
Zeitfresser noch besser ausfindig machen!
Wenn du diese Optimierung bereits für dich selbst durchgeführt hast, kannst du noch einen Schritt weiter gehen.
Die Not-To-Do Liste im Team bzw. in der Projektleitung.
Die Methodik ist einfach und vielleicht hast du schon von ihr gehört.
Du und dein Team sammelt gemeinsam alle Themen, die ihr in der letzten Woche oder im letzten Sprint durchgeführt habt.
Dabei ist es wichtig jede Tätigkeit, auch wenn sie noch so unwichtig erscheint, aufzuschreiben.
Jetzt gilt es Muster zu erkennen. Gibt es Tätigkeiten ohne Mehrwert für das Projekt? Weg damit!
Gibt es Gefälligkeiten für andere Teams oder Projekte? Streichen!
Über diesen retrospektiven Ansatz können weitere Zeitfresser identifiziert werden.
Manche davon haben sich möglicherweise schon in den Projektalltag eingenistet und werden als notwendig angesehen.
Die Prüfung gegen den Projektplan bzw. die Deliverables aber entlarvt jedes unnötige Körnchen in eurem Projekteimer.
Fazit zweiter Tag “Jahresendspurt im Projektmanagement”
- Finde Steine & Kies in deinem Projektkalender und markiere sie farblich.
- Mache es zur Routine am Montagmorgen deinen Kalender für die Woche zu analysieren.
- Übe dich im Nein-Sagen, denn Nein schafft Fokus!
- Führe eine Not-To-Do Liste in deinem Team. Retros helfen Zeitfresser zu finden!
Ich hoffe dir hat der heutige Beitrag gefallen und du konntest wieder etwas Neues für dich mitnehmen.
Wie du im ersten Beitrag gelernt hast, können wir Zeit weder sparen noch vermehren.
Wir haben aber eine andere Möglichkeit:
Wir können sie komprimieren!
Ich wünsche dir einen guten Tag!
Dein Michael Mohr