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Jahresendspurt Teil 4 – Diese Tools machen Sinn, diese kannst du vergessen!

 

 

 

Wie die Zeit verfliegt – bereits Tag 4 im Jahresendspurt Projektmanagement. Wo wir direkt beim Thema sind, also los geht es!

Es gibt jede Menge Hilfsmittel, um die eigene Zeit besser zu verwalten. Einige davon machen viel Sinn, manche weniger.
Das grundsätzliche Problem ist aber meist, dass wir bei keiner Methode lange genug bleiben, um einen positiven Effekt erleben zu können.

So verhält es sich übrigens auch mit Diäten oder Sportprogrammen.
Im Kern funktioniert fast jede Diät bzw. jede Sportart, wenn es darum geht, Gewicht zu verlieren.

Einzig und allein die fehlende Disziplin lässt am Ende nur die eine Schlussfolgerung zu:
Das Programm funktioniert nicht und deshalb versuchen wir auch gleich das nächste.

Und genauso ist es mit den Tools für besseres Zeitmanagement. Über die Jahre habe ich so einige Helferlein auf dem Smartphone oder Mac installiert gehabt, genauso habe ich viele Methoden ausprobiert. So richtig bei einer Sache geblieben bin ich aber selten.

Rückblickend betrachtet muss ich mir selbst zugestehen, dass die nötige Konsequenz meist gefehlt hat.

 

Tools für Zeitmanagement: Welches ich nicht mehr nutze!

Fange wir mit dem Klassiker der Zeitmanagement-Tools an:

Der To-Do-Liste!

Zunächst, ich bin kein Feind von To-Do-Listen und weiß auch, dass dieses Hilfsmittel viele Befürwortet weltweit hat und gängige Ratgeber sie weiterhin als Must-Have bewerben.

Für mich allerdings funktioniert die To-Do-Liste nicht. Immer wenn ich eine neue Liste anlege, artet das Ganze aus und am Ende habe ich eine Liste mit vielen Aufgaben, die nie erledigt werden.

To-Do-Listen haben das natürliche Problem, dass sie 1. keine Zeitangaben machen (wie lange dauert ein Task) und 2. nicht nach Priorität aufgebaut sind.

Ebenso liegt es in unserer Natur, dass wir die einfachen Tasks gerne zuerst picken und die schwierigen (die tendenziell auch länger dauern) liegen lassen.

Und schon haben wir ein paar Leichen im Keller….ähm…auf der Liste natürlich. Es gibt sogar Studien die zu dem Ergebnis kommen, dass über 40% aller Tasks auf einer To-Do-Liste nie erledigt werden.

Glaubst du nicht? Dann öffne doch einfach mal deine Notiz App auf dem Smartphone.

 

Meine Empfehlung: Statt To-Do-List versuche es mal mit der Power-List!

Vor ein paar Jahren habe ich das Konzept der “Power-List” für mich entdeckt.
Es ist ziemlich einfach, begleitet mich aber seitdem jeden Tag.

Die Power-List ist eine Art Fokussierung auf die 5 Dinge, die ich auf jeden Fall heute erledigen möchte.
Für mich ist diese eine Liste in der “Erinnerungen-App” von iOS und als Widget auf den Homescreen gelegt.

Mein Homescreen ist übrigens nackt im ersten Fenster – nur die Liste wird mir angezeigt.
Sobald ich das iPhone entsperre, werde ich direkt auf die Liste fokussiert und daran erinnert, was heute zählt.

Wichtig: Maximal 5 Items festlegen, die heute relevant für dich sind.
Das iPhone Widget ist auf 5 Einträge beschränkt.

Ferner sagt die Wissenschaft, dass wir ab 5 Tasks in einer Liste den Überblick verlieren.
Keep it simple!

 

 

 

Sinnvolle Methoden, welche in meinem Projektmanagement Platz gefunden haben

Auch der Methoden-Dschungel für Zeitmanagement ist groß und undurchsichtig.
Eine kurze Google-Recherche führt einen aber schnell zur Eisenhower Matrix und ALPEN Methode.

Ich werde diesen Beitrag jetzt nicht nutzen, um beide Techniken ausgiebig zu erläutern (das haben andere bereits mehrfach und sehr gut erledigt). Daher hier nur eine kurze Erläuterung (weitere Details findet ihr auf Google).

Die Eisenhower-Matrix bzw. das Eisenhower-Prinzip im Projektmanagement erklärt sich sehr schnell durch folgende Graphik:

 

 

Die Eisenhower-Matrix unterstützt eine möglichst wirksame Arbeitsplanung, indem Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit priorisiert werden.

Bei der ALPEN-Methode handelt es sich um einen logischen Prozess, der sich wie folgt zusammensetzt:

  • A – Aufgaben aufschreiben
  • L – Länge einschätzen
  • P – Pufferzeiten einplanen
  • E – Entscheidungen priorisieren
  • N – Nachkontrollieren

 

Das Vorgehen ist sehr klar und kann in vielen Teildisziplinen des Projektmanagements verwendet werden.
Für mich ist der Prozess in Mark und Bein übergegangen, sodass ich heute nicht mehr akribisch alles aufschreibe.

Mit der ALPEN-Methode und der Eisenhower-Matrix haben wir zwei Dinge erreicht, die eine To-Do-Liste nicht schaffen kann:

Wir priorisieren und legen klare Zeiten fest!

 

Eisenhower, ALPEN, Agil und das alles in einem Tool!

Jetzt gilt es diese ganzen Methoden in Form eines Softwaretools unterzubringen und händelbar zu machen.
Im Zeitmanagement ist es wichtig, dass wir eine einfache und handhabbare Struktur für uns schaffen, die uns auch wirklich hilft.

An dieser Stelle der kleine Einschub:
Immer wenn etwas geändert wird, sollte man nach einer gewissen Zeit prüfen, ob diese Änderung auch die gewünschte Wirkung erzielt hat.

Für mich hat sich das Personal KANBAN als absolutes Tool der Wahl für mein Zeitmanagement materialisiert.

 

Personal KANBAN im Einsatz

Das Personal KANBAN folgt der grundlegenden Struktur eines jeden KANBAN Boards.
Das heisst es gibt die 3 klassischen Spalten

  • Backlog – Die To-Do’s
  • Doing – Alles was Work in Progress ist
  • Done – Erledigte Items

 

Ich erweitere jetzt noch um die Spalte Waiting um zu zeigen, wo ich auf jemanden oder etwas warte und nicht selbst im Lead bin.

Jetzt gilt es der einen Regel zu folgen, die fast alle KANBAN-Boards in Action verletzen:

WIP = 2

Es handelt sich hier um eine Formel aus der Physik, sondern der einfachen Festlegung, dass maximal 2 Tasks in der Spalte DOING stehen dürfen. Wenn die Regel verletzt wird, landen wir genau da, wo uns auch die To-Do-Liste hinführt. Kein Fokus, keine schnelle Delivery und Cherry-Picking.

 

Farben für die Priorisierung und das “L” aus ALPEN

Um ein KANBAN weiter an unsere Bedürfnisse anzupassen nutzen wir Farben, um die Dringlichkeit nach Eisenhower festzulegen.
Dabei nutze ich selbst wieder die Farben aus dem Post über Steine und Kies, um für mich ein einheitliches System zu haben.

  • Also Rot für die dringenden Tasks.
  • Grün für die nicht so dringenden Aufgaben.

 

Zu guter letzt bekommt unser Sticky Note bzw. unser Eintrag im Software-KANBAN noch die Einschätzung der L-änge gemäß der ALPEN-Methode. Eine Aufstellung über nützliche Softwarelösungen findest du übrigens in der Onlinebibliothek.

Fertig sieht mein Personal KANBAN dann so aus:

 

 

Kleines Extra: Das Yearly-KANBAN

Für alle, die Ihre Zeit bzw. Ziele auf einer Jahresscheibe planen wollen ist das Yearly KANBAN eine geniale Erfindung.
Eine sehr gute Beschreibung habe ich hier gefunden.

 

Fazit

Es gibt jede Menge Tools für Zeitmanagement, für mich aber zählen zwei Dinge:

  1. Keep it simple – weniger ist mehr
  2. Die Tools müssen mir auch wirklich dienen und nicht ich ihnen

 

Mein Tool-Set besteht im Kern aus meinen Kalender in welchem wirklich alles steht, was ich erledigen muss und möchte.
Um einen genaueren Überblick zu erhalten, nutze ich das Personal KANBAN.

Derzeit habe ich 3 KANBANs im Einsatz, um mich besser zu organisieren.
Projekt, Privat und Planung meiner Social Media Aktivitäten.

Ich hoffe du konntest einen neuen Impuls mitnehmen – so viel zu Tag 4 Jahresendspurt im Projektmanagement!

Beste Grüße

Dein Michael Mohr

 

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